Was wir für Ihren Kontenplan tun
Auf dieser Seite zeigen wir, wie wir Kontenpläne und die zugehörige Dokumentenordnung in klaren Bausteinen bearbeiten: von der nüchternen Bestandsaufnahme über Workshops zum Redesign bis hin zur Dokumentation von Regeln und einer Governance, die den Kontenplan als lebendes, aber kontrolliertes Regelwerk verankert.
Unsere Leistungen im Überblick
Unsere Leistungen sind in vier Bausteine gegliedert, die sich einzeln nutzen oder zu einem durchgängigen Strukturpfad kombinieren lassen – je nachdem, ob Sie erst Orientierung suchen oder bereits ein konkretes Zielbild für Kontenplan und Ordnerhierarchie verfolgen.
- Kontenplan- und Dokumenten-Assessment Status quo verstehen
-
Im Assessment machen wir sichtbar, wie Ihr aktueller Kontenplan wirklich genutzt
wird und wie Belege, Verträge und Berechnungen abgelegt sind. Wir analysieren
Nummernkreise, Kontengruppen, Dubletten und unklare Bezeichnungen. Parallel
betrachten wir Ihre Ordnerstruktur und typische Ablagewege, inklusive persönlicher
Laufwerke und Projektordner. Aus Exporten, Interviews und Beispielauswertungen
entsteht ein strukturiertes Bild mit Stärken, Schwachstellen und typischen
Bruchstellen. Das Ergebnis ist ein kommentierter Bericht mit ersten
Handlungsfeldern, der als Grundlage für interne Diskussionen und mögliche nächste
Schritte dient.
- Kontenplan-Analyse
- Ablagestruktur-Sichtung
- Handlungsfelder-Bericht
- Kontenplan-Redesign und Ordnerlogik Struktur neu denken
-
In Redesign-Workshops übersetzen wir die Erkenntnisse aus dem Assessment in ein
fachlich stimmiges Zielbild. Gemeinsam mit Ihrem Team definieren wir Kontengruppen,
Nummernlogiken und Benennungen und entwickeln eine Ordnerhierarchie, die diese
Struktur spiegelt. Wir arbeiten mit Beispielen, alternativen Varianten und klaren
Entscheidungsvorlagen. Schritt für Schritt entsteht ein Kernkontenplan mit
Erweiterungen für Besonderheiten sowie ein Vorschlag für neue Ablagepfade. Alle
Überlegungen werden dokumentiert, damit spätere Anpassungen auf den getroffenen
Entscheidungen aufbauen können, statt wieder von vorne zu beginnen.
- Zielbild-Kontenplan
- Ordnerhierarchie-Entwurf
- Entscheidungsdokumentation
- Dokumentations- und Standardisierungspaket Wissen festhalten
-
Damit der neue Kontenplan nicht nur in Tabellen existiert, erarbeiten wir gemeinsam
ein Set an Dokumentenstandards. Dazu gehören Kontensteckbriefe mit Zweck, Beispielen
und Reportingbezug, ein Ordnermapping für Belege, Verträge und Berechnungen sowie
zentrale Richtlinien zu Buchungsregeln und Ablagewegen. Wir entwickeln Vorlagen, die
Ihr Team selbst pflegen kann, und legen fest, wie Versionierung und Ablage dieser
Unterlagen organisiert werden. Ziel ist eine Dokumentationsbasis, die neue
Mitarbeitende schnell einführt und Prüfungen nachvollziehbar unterstützt, ohne zum
Selbstzweck zu werden.
- Kontensteckbrief-Set
- Ordnermapping je Gruppe
- Richtlinien-Vorlagen
- Governance- und Pflegekonzept Regeln verankern
-
Im Governance-Baustein definieren wir, wie der Kontenplan nach dem Projekt
weiterlebt. Wir entwickeln Rollenmodelle, Freigabeprozesse und Review-Zyklen,
abgestimmt auf Ihre Größe und Systemlandschaft. Gemeinsam legen wir fest, wer neue
Konten vorschlagen darf, wie Änderungen geprüft, genehmigt und dokumentiert werden
und wie sich dies in Ihren Tools abbilden lässt. Ergänzend skizzieren wir, wie
regelmäßige Struktur-Reviews aussehen können. So entsteht ein Rahmen, in dem Ihr
Kontenplan sich weiterentwickeln darf, ohne wieder in historisch gewachsene
Unordnung zurückzufallen. Ergebnisse may vary, denn jede Organisation findet ihren
eigenen Takt.
- Rollen- und Rechte-Modell
- Freigabe-Workflows
- Review-Zyklen
So laufen typische Projekte ab
Jedes Projekt folgt demselben Grundmuster: Wir verstehen Ihre Ausgangslage, entwerfen gemeinsam ein Zielbild, setzen es in Systemen und Ordnern um und verankern die neue Struktur in Governance-Regeln. Die einzelnen Schritte passen wir an Größe, Tempo und Ressourcen Ihres Teams an.
Kick-off und Projektzuschnitt
Wir starten mit einem strukturierten Kick-off, in dem wir Ziele, Rahmenbedingungen und Beteiligte klären. Gemeinsam legen wir fest, welche Gesellschaften, Systeme und Dokumentenbereiche in den Scope gehören und welche Fragen Sie mit dem Projekt beantworten möchten. Auf dieser Basis planen wir Interviews, Datenauswertungen und erste Workshops. So entsteht ein realistischer Fahrplan, der Abschlusszyklen und laufende Projekte berücksichtigt.
- Dauer
- abgestimmt
Analyse von Kontenplan und Ablage
In der Analysephase erfassen wir Ihren bestehenden Kontenplan, typische Berichte, Ordnerstrukturen und Richtlinien. Wir identifizieren Dubletten, inaktive Konten, uneinheitliche Benennungen und parallele Ablagewege. Die Ergebnisse bereiten wir in einer strukturierten Übersicht auf, die Muster und Brüche sichtbar macht. Diese Bestandsaufnahme ist die Grundlage für jede weitere Entscheidung – ohne sie bleibt Redesign oft Stückwerk.
Zielbild und Strukturdesign
Auf Basis der Analyse erarbeiten wir mit Ihrem Team ein Zielbild für Kontenplan, Ordnerhierarchie und zentrale Richtlinien. Wir diskutieren Varianten, prüfen Auswirkungen auf Berichte und Systeme und halten getroffene Entscheidungen nachvollziehbar fest. Das Ziel ist eine fachlich konsistente Struktur, die zu Ihrer Organisation passt und sich technisch umsetzen lässt, ohne den laufenden Betrieb zu überfordern.
- Ergebnis
- Zielbild
Technische und organisatorische Umsetzung
Anschließend planen und begleiten wir die Umsetzung in Ihren Systemen und Ablagen. Wir entwickeln Mappings von alten zu neuen Konten, definieren Umstellungsphasen und stimmen uns mit Ihren Systemverantwortlichen ab. Parallel werden Ordnerstrukturen angepasst, Dokumentationsvorlagen eingeführt und Mitarbeitende über die neue Logik informiert. Jede Änderung wird dokumentiert, damit spätere Prüfungen und interne Fragen beantwortet werden können.
Governance und laufende Pflege
Nach der Umstellung unterstützen wir Sie beim Aufbau einer gelebten Governance. Wir verankern Rollen, Freigabeprozesse und Review-Zyklen, prüfen gemeinsam erste Erfahrungen im Alltag und passen Details an, wo nötig. Ziel ist ein Kontenplan, der nicht nach dem Projekt wieder ausfranst, sondern als lebendiges, aber kontrolliertes Regelwerk gepflegt wird. Ergebnisse may vary, denn jede Organisation braucht ihren eigenen Rhythmus.
Leistungspakete rund um den Kontenplan
Unsere Leistungen richten sich an Finanzteams, die ihren Kontenplan nicht nur einmal bereinigen, sondern dauerhaft als strukturiertes Regelwerk mit passender Ordnerhierarchie und klarer Governance führen möchten. Wir verbinden fachliche Logik, Systemgrenzen und Dokumentationsanforderungen in einem abgestimmten Vorgehen.
| Schwerpunkte im Leistungsumfang | Quesolarive | Klassische Beratung | Allgemeines DMS | |
|---|---|---|---|---|
| Blick auf Kontenplan und Belegstruktur | Ganzheitlich | Projektfokus | Dateiablage | |
| Dokumentation von Regeln und Entscheidungen | Systematisch | Einmalig | Kaum | |
| Verbindung zu ERP und Ablagesystemen | Abgestimmt | Manuell | Toolbasiert | |
| Rollen, Freigaben und Governance-Modell | Durchdacht | Unklar | Technisch | |
| Pflege des Kontenplans über den Projektabschluss hinaus | Mitgedacht | Begrenzt | Keine |
Wer hinter unseren Leistungen steht
Dr. Katharina Meyer Leitung fachliche Kontenplan-Entwicklung
Lead Consultant Kontenplan und Finanzstruktur
Fachliche Schwerpunkte
Als frühere Leiterin Rechnungswesen hat sie erlebt, wie sich historisch gewachsene Kontenpläne auf Monatsabschluss, Kommunikation mit dem Controlling und Prüfungen auswirken. Bei Quesolarive verantwortet sie das fachliche Design von Kontenplänen, moderiert Workshops mit Finanzteams und achtet darauf, dass jede Strukturentscheidung im Alltag tragfähig bleibt.
Jonas Richter Architekt für Finanzsysteme und Datenmodelle
Systemarchitekt für ERP und Dokumentenstrukturen
Technische Kompetenzen
Er kommt aus der Systemarchitektur und hat zahlreiche ERP-Einführungen begleitet. Dabei hat er gesehen, wie leicht sich fachliche Logik und technische Möglichkeiten voneinander entfernen. Bei Quesolarive übersetzt er den Zielkontenplan in konkrete Systemkonzepte, entwickelt Mappings und achtet darauf, dass Ordnerhierarchien mit Workflows und Berechtigungskonzepten zusammenpassen.
Sabine Krüger Spezialistin für Dokumentation und Prüfungsfähigkeit
Consultant für Dokumentation und Governance
Dokumentationsstärken
Sie hat in der Abschlussprüfung gearbeitet und weiß, wie wichtig nachvollziehbare Dokumentation und klare Ablagewege für Prüfungen sind. Bei Quesolarive entwickelt sie Richtlinienvorlagen, Kontensteckbriefe und Governance-Matrizen und begleitet Teams bei der Einführung neuer Dokumentationsstandards in den Arbeitsalltag.
Lukas Werner Berater für Steuerung und Strukturverankerung
Berater für Controlling und Strukturimplementierung
Controlling-Fokus
Er verbindet Controlling-Erfahrung mit Organisationsentwicklung. In Projekten achtet er darauf, dass der neue Kontenplan nicht nur technisch passt, sondern auch in Steuerungslogik, Reporting und Entscheidungsroutinen integriert wird. Er unterstützt Teams dabei, Kennzahlen, Berichte und Meetings an der neuen Struktur auszurichten.
Lassen Sie uns den Umfang Ihres Kontenplan-Projekts klären
Ein Projekt zur Neuordnung von Kontenplan und Ordnerstruktur beginnt oft mit einer leisen Vermutung: Irgendetwas an der bisherigen Struktur passt nicht mehr. In einem Erstgespräch hören wir zu, stellen Fragen zu Ihrer Ausgangslage und skizzieren, wie unsere Bausteine – Assessment, Redesign, Dokumentation und Governance – zusammenspielen könnten. Wir geben eine ehrliche Einschätzung, welche Schritte realistisch erscheinen und wo Grenzen liegen. Ergebnisse may vary, denn jede Organisation bringt eigene Systeme, Historien und Prioritäten mit. Unser Ziel ist, gemeinsam einen gangbaren Weg zu finden, keinen fertigen Plan aufzudrängen.
Kontenplan bewusst gestalten